Majlis Eksekutif

MAJLIS PENGURUSAN KREW PENGAKAP KELANA 

Bagi melicinkan proses pengurusan kumpulan, Majlis Pengurusan Krew  Pengakap Kelana (Crew Executive) atau pihak atasan Krew mesti dipilih. Jumlah minima Majlis Pengurusan adalah seramai 3 orang iaitu Ketua Kelana, Setiausaha dan Bendahari. Akan tetapi, kebanyakan kumpulan mempunyai Penolong Ketua Kelana, Den Warden, Penolong Setiausaha selaku Pegawai Log Aktiviti dan Kuartermaster. Ahli kumpulan sepatutnya telah diberi penerangan dengan jelas tentang tugas dan tanggungjawab mereka.

KETUA KREW PENGAKAP KELANA

Ketua Kelana bertanggungjawab :

1) Mengetuai Krew dalam mencapai matlamat dan objektif Pengakap Kelana dengan berpandukan peraturan-peraturan yang ada. Berperanan juga menentukan rancangan dalam usaha untuk mencapai matlamat tersebut.

2) Mengetuai Majlis Pengurusan Krew Pengakap Kelana. 

3) Mempengerusikan mesyuarat.

4) Mewakili Krew dalam mana-mana mesyuarat bersama persatuan-persatuan lain.

5) Menguruskan kumpulan, menetapkan jawatankuasa dan memastikan jawatankuasa yang ditetapkan menjalankan tugas dengan sempurna dan memberi perhatian terhadap setiap kebajikan jawatankuasa. 

6) Memastikan program Krew berjalan dengan lancar dan mempunyai kemajuan.

7) Memastikan tiada masalah antara ahli Krew dan menyelesaikan masalah yang timbul (jika ada) dengan baik.

8) Memastikan semua rancangan berjalan dengan lancar.

PENOLONG KETUA KREW PENGAKAP KELANA

Penolong Ketua Kelana berperanan :

1) Membantu Ketua Krew sebagaimana yang boleh.

2) Mengambil alih tanggungjawab Ketua Krew jika dia tidak dapat menghadiri sesuatu majlis.

SETIAUSAHA KREW PENGAKAP KELANA

Setiausaha bertanggungjawab untuk :

1) Mencatat minit mesyuarat.

2) Membaca minit mesyuarat yang lalu.

3) Membuat agenda mesyuarat dan memaklumkan ahli tentang mesyuarat yang akan diadakan.

4) Menerima, menyimpan dan membaca semua urusan dalam mesyuarat.

5) Menulis, mengutus dan menyimpan salinan urusan di luar mesyuarat. Kesemuanya akan dibaca dalam mesyuarat yang akan datang.

6) Menerima dan menyimpan laporan tentang ahli Krew.

BENDAHARI  EKSEKUTIF KREW

Bendahari pula bertanggungjawab sebagai :

1) Menerima dan menyimpan wang pembayaran daripada ahli Krew dan  mencatatkan dalam akaun.

2) Mengeluarkan resit bagi setiap pembayaran yang dibuat oleh ahli Krew.

3) Menimbang rekod perakaunan yang tepat untuk semua penerimaan, pembayaran dan tanggungan kewangan bagi setiap Krew.

4) Membuat pembayaran yang sah bagi pihak Krew.

5) Menyedia dan menghantar laporan tentang resit, belanjawan dan baki kewangan dalam mesyuarat.

6) Menyediakan laporan belanjawan tahunan untuk diperiksa oleh juruaudit Krew dan dibawa dalam Mesyuarat Agung Tahunan.

‘DEN WARDEN’

‘Den Warden’ bagi setiap Krew bertugas untuk :

1) Menguruskan kawasan perkhemahan dan bilik operasi Krew supaya kelihatan kemas dan selesa.

2) Menyediakan jadual bertugas untuk ahli Krew dan memastikan kebersihan kawasan perkhemahan dan bilik operasi Krew.

3) Memastikan kebersihan kawasan selepas digunakan oleh ahli Krew.

4) Memastikan setiap kawasan mempunyai keperluan yang mencukupi terutamanya bekalan air pada masa perkhemahan.

PEGAWAI LOG AKTIVITI / PENOLONG SETIAUSAHA EKSEKUTIF KREW

Pegawai Log Aktiviti bertugas untuk :

1) Membantu Setiausaha Krew dalam segala urusan penyediaan kertas kerja dan minit mesyuarat.

2) Menguruskan semua laporan aktiviti Krew termasuk laporan bertulis, laporan bergambar dan cenderamata yang dikumpulkan dalam setiap aktiviti.

KUARTERMASTER

Kuartermaster pula bertanggungjawab untuk :

1) Menguruskan segala peralatan dan keperluan Krew.

2) Menyimpan senarai peralatan, rekod tentang pengeluaran dan pemulangan peralatan.

3) Menyelidik dan mencadangkan pembelian peralatan bagi keperluan tambahan yang diperlukan oleh Krew.

PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM

Peranan Pegawai Perhubungan Awam :

1) Menonjolkan imej yang baik tentang Krew dan Persatuan Pengakap Malaysia kepada masyarakat dan ahli-ahli Persatuan Pengakap negara yang lain.

2) Menggunakan sebarang identiti yang baik daripada Krew dalam usaha menonjolkan imej Krew.

3) Memastikan identiti Krew dapat menarik perhatian dan sesuai dengan remaja dan dewasa.

4) Memperkenalkan Krew kepada Unit Pengakap Remaja yang terdekat dan menggalakkan mereka menyertai Krew Pengakap Kelana selepas meninggalkan unit berkenaan.

PERWAKILAN

Tanggungjawab perwakilan ialah :

1) Mewakili Krew dalam mesyuarat antara badan-badan rasmi.

2) Mengutarakan cadangan-cadangan kumpulan dan menyokong cadangan-cadangan yang dibuat seperti yang telah diperintahkan.

3) Memilih cadangan terbaik (jika tiada arahan) demi kepentingan Krew.

4) Memaklumkan laporan dari mesyuarat yang telah dihadirinya kepada ahli Krew yang lain dalam mesyuarat Krew.

5) Tidak boleh membuat sebarang keputusan tanpa persetujuan ahli-ahli Krew kecuali pada masa-masa tertentu.

PENYELARAS PERKHIDMATAN/KEBAJIKAN

Bertanggungjawab dan bertugas untuk :

1) Menguruskan dan menyusun perkhidmatan Krew berdasarkan potensi untuk berkhidmat, jumlah ahli, kesediaan perkhidmatan, kelapangan masa, potensi dan komitmen ahli.

2) Memastikan kerja-kerja perkhidmatan adalah berfaedah dan bermanfaat kepada mereka yang memerlukan dan berjalan dengan lancar selaras dengan cogan kata Pengakap Kelana, “BERKHIDMAT”.

3) Menguruskan kelengkapan yang cukup dan menyelia kerja atau memerintahkan perwakilan untuk berbuat demikian.

4) Memastikan perkhidmatan adalah bercirikan program  Krew dan seiring dengan matlamat Krew.

Nota: Senarai di atas tidak semestinya setakat itu sahaja. Ahli Krew yang lain boleh mempunyai tanggungjawab yang tertentu berdasarkan keperluan sesebuah Krew Pengakap Kelana. Jika perlu, tulis keterangan jawatan tersebut dan edarkan kepada ahli kumpulan tersebut.